Digitalisation de la gestion des notes de frais pour générer des économies et des gains de productivité

Créée en 2011 en Belgique et acquise en mars 2017 par Sodexo, la solution Xpenditure (leader de la dématérialisation des frais professionnels) est déployée sur le marché français (Xpenditure est implantée depuis plus de 5 ans en Belgique, auprès de 6000 entreprises). Grâce à une solution qui numérise et automatise la gestion des notes de frais, Xpenditure a pour ambition de révolutionner cette action essentielle mais dont la gestion reste souvent archaïque.

A travers cette solution, Sodexo a pour ambition de convertir les entreprises de toutes tailles opérant en France aux bénéfices de la dématérialisation des frais professionnels. Selon leurs données, le temps de gestion de chaque note de frais papier est réduit de 87% et permet des économies de traitement de 81%.

 

La solution Xpenditure est disponible via une application iOS et Android, ainsi qu’une interface web. Les équipes Xpenditure, dont plus de 35% dépendent du département R&D travaillent en mode agile (méthode de gestion de projet) afin de concevoir une solution efficace qui s’appuie sur les retours clients pour proposer de nouvelles fonctionnalités toutes les semaines.

La modification de la loi offre de nouvelles sources d’économie aux entreprises 

Depuis le 22 mars 2017, la loi autorise les entreprises françaises à archiver de manière numérique leurs frais professionnels, ouvrant la voie au zéro papier. Obligation jusque-là légale, le stockage physique de l’ensemble des factures, dont les notes de frais, peut désormais être remplacé par un procédé de conservation numérique qui couvre la durée d’archivage fixée par la loi. Xpenditure est aujourd’hui la seule solution du marché à répondre aux exigences de la loi en matière de photographie, de numérisation et d’archivage : concrètement, cela signifie que les justificatifs scannés et archivés de façon digitale par la solution Xpenditure ont valeur probante.

« Nous avons fait un pas décisif dans l’accompagnement de la transformation des modes de gestion des frais professionnels et libérons les collaborateurs et services financiers des justificatifs papier. Cette obligation d’archivage physique des factures était le dernier frein dans la digitalisation de cette activité nécessaire, mais consommatrice de temps et de moyens humains dans les entreprises. Grâce à la solution Xpenditure, les dirigeants de PME ou les directeurs financiers de plus grands groupes ont l’assurance d’opter pour une solution qui va renforcer leur productivité et qui est conforme au cadre légal. » se réjouit Sébastien Marchon, en charge de l’offre Travel & Expense, au sein de Sodexo Services Avantages et Récompenses.

Générer des économies et des gains de productivité pour les entreprises en France

Xpenditure propose une application, qui s’appuie sur l’intelligence artificielle, et qui est mise à jour chaque semaine par son équipe d’ingénieurs pour offrir le meilleur de la numérisation, de l’archivage et du traitement des frais professionnels aux organisations.

Boris Bogaert, serial entrepreneur belge qui a co-fondé la start-up en 2011, explique que la force de Xpenditure réside dans le fait qu’elle « élimine complètement les notes de frais papier. ChezXpenditure, nous proposons un service simple pour les professionnels : les salariés ou voyageurs prennent en photo leurs notes de frais, les données sont automatiquement extraites et rattachées aux champs correspondants et transmises au service comptabilité qui donne ensuite son avis quant à leur acceptation. Nous pensons qu’il est impératif que les entreprises adaptent leurs processus aux nouvelles technologies car elles permettent de gagner en efficacité. »

Grâce à la solution Xpenditure, l’ensemble des fonctions concernées par la gestion de cette tâche en entreprise y trouve leur compte. Les dirigeants peuvent envisager des économies de traitement de l’ordre de 81% alors que la solution est proposée à un tarif vraiment accessible :  à partir de 4.50€ par mois par utilisateur. Pas trop de risques…

Alors que le coût moyen de gestion d’une note de frais papier est de 53€, les dirigeants économisent jusqu’à 40€ par frais en ayant recours à Xpenditure. De même, l’intelligence artificielle développée par Xpenditure permet de résoudre les erreurs de traitement, qui concernent près d’1 note de frais papier sur 5. Il en coûte 48€ en moyenne à l’entreprise pour la rectifier.
Xpenditure permet également des gains de temps, et donc de productivité, considérables pour les organisations :

  • Pour les services financiers et les travel managers, désireux de se concentrer sur leur cœur de métier, des délais de traitement réduits de 87%
  • Pour les salariés, outre la réduction du temps passé à la gestion de cette tâche nécessaire mais chronophage, une confiance accrue dans la fiabilité d’un système automatisé.

 

Xpenditure & Maya, le futur de la gestion des voyages d’affaires et des dépenses

En complément de Xpenditure, Sodexo annonçait également il y a un an l’acquisition de la solution Maya, spécialisée dans la réservation de voyages, pour proposer à ses clients et à ses collaborateurs une expérience intégrée, dématérialisée et automatisée du voyage d’affaires et de la gestion des frais professionnels.
Sur un marché du voyage d’affaires extrêmement dynamique (+3,6% en 2018, à 29,2 Md€), Sodexo a pour ambition de devenir l’un des trois acteurs de référence d’ici trois ans. Pour cela, le Groupe développe une solution de gestion des frais et des déplacements professionnels complète intégrant Xpenditure et Maya, qui s’appuie sur l’intelligence artificielle et l’analyse prédictive. Elle sera lancée au printemps 2018 et sera proposée à l’ensemble des clients deXpenditure en France et dans le monde.

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